Além da famosa Análise SWOT que avalia forças e fraquezas, oportunidades e ameaças, existem outros métodos e ferramentas que auxiliam na tomada de decisão. Uma delas é a Matriz GUT que busca avaliar e organizar prioridades a fim de solucionar problemas.

No caso das empresas, esse método é fundamental, pois em geral a gestão lida com diversos problemas simultaneamente. E quando não sabemos o que é mais importante ou urgente, fica difícil saber por onde começar.

Você pode correr o risco de tentar resolver diversas situações de uma só vez e falhar. Ou atrasar algo que deveria ser priorizado, levando à piora do problema.

É por isso que utilizamos a Matriz GUT para classificar os problemas segundo três critérios: Gravidade, Urgência e Tendência. Continue a leitura para aprender a utilizar esse método na sua empresa.

Entenda os critérios da Matriz GUT

Criada pelos especialistas Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe, em 1981, a Matriz GUT se tornou uma grande ferramenta voltada para soluções de problemas. A principal vantagem do método é a facilidade de usar e aplicar em diversos setores.

Com ela, os gestores podem tomar decisões mais estratégicas e saber exatamente onde devem concentrar seus esforços. No entanto, não se deve esperar que essa ferramenta irá te ajudar a determinar como o problema será solucionado. Seu foco é apenas na ordenação das prioridades.

Para criar metas e estratégias para resolver determinados problemas da empresa, você pode usar técnicas de estratificação e também o Ciclo PDCA.

Gravidade (G)

A Gravidade é determinada pelo impacto que o problema gera para a empresa enquanto não for solucionado. Ele pode ser financeiro, com relação à qualidade, à satisfação dos clientes ou até mesmo dos funcionários, dentre outros exemplos.

A avaliação desse critério pode ser feita tanto de maneira qualitativa quanto quantitativa. Por exemplo, se você observou o fluxo de caixa da empresa e percebeu que a receita não está sendo suficiente para quitar as despesas e o endividamento está aumentando, isso é um problema quantitativo. Você saberá a gravidade do problema segundo os números apresentados nas tabelas e gráficos.

Os problemas também podem ocorrer no setor administrativo ou operacional, onde podem ocorrer por exemplo atrasos e baixa produtividade. Isso pode ser observado tanto através de dados, quanto através de qualidades.

As pesquisas de satisfação em que os clientes devem dar notas ao produto ou serviço podem gerar dados quantitativos, que permitem identificar um problema de insatisfação. Já se você observar que a sua empresa está sendo comentada de maneira negativa nas redes sociais, isso pode ser qualitativo.

Depois que os problemas foram identificados, é preciso entender quais são os seus impactos. Se a empresa tem problemas financeiros, há risco de ir à falência? A falta de produtividade compromete a qualidade ou o estoque dos produtos? A imagem da marca está comprometendo as vendas?

Diante das situações que a sua empresa vive hoje, você irá aplicar uma pontuação de 1 a 5, respeitando a seguinte escala:

1. Sem gravidade;

2. Pouco grave;

3. Grave;

4. Muito grave;

5. Extremamente grave.

Urgência (U)

A Urgência é determinada pelo tempo, a pressa com que o problema precisa ser resolvido. Geralmente a urgência está atrelada a um prazo que precisa ser cumprido ou à pressão para que seja encontrada uma solução para o problema.

Por exemplo, se você atende a um cliente e o prazo de entrega do produto está acabando, haverá uma urgência. Se uma máquina quebrou no setor de produção e a falta dela está atrasando os processos, haverá nesse problema um alto nível de importância e quanto mais tempo demorar a consertar a máquina, maior será o prejuízo.

Por outro lado, podem existir problemas que não têm tanta urgência pelo baixo nível de importância, ou porque ainda há tempo para resolver sem que a situação piore. Por exemplo, a necessidade de comprar insumos que só serão usados dali a um mês.

Mas não se engane com o prazo que parece longo, pois é preciso considerar o tempo que sua equipe ou de terceiros precisa para realizar as tarefas. Se o seu fornecedor pede 5 dias úteis para providenciar os insumos, você não deve realizar o pedido faltando 6 dias, ou a tarefa entrará no ponto máximo de urgência. E se acontecer um imprevisto, você pode criar um novo problema.

Portanto, depois de determinar a gravidade do problema, você deve submetê-lo à seguinte escala de urgência:

1. Pode esperar;

2. Pouco urgente;

3. Urgente, merece atenção no curto prazo;

4. Muito urgente;

5. Necessidade de ação imediata.

Tendência (T)

A tendência avalia as chances do problema piorar dentro do curto, médio ou longo prazo. Ou se ele pode continuar o mesmo, sem aumentar nem reduzir, independente do tempo.

Ou seja, se dentro da sua equipe você enfrenta a baixa produtividade dos colaboradores e não faz nada para descobrir a origem do problema e solucioná-lo, certamente haverá piora. O mesmo vale para a imagem da marca se não houver uma gestão de crise e estratégias de marketing mais eficientes.

Se houver uma gestão financeira inexperiente, que acaba se endividando mais ao invés de buscar pela redução de custos, solicitar a ajuda de consultores e criar soluções mais criativas, isso pode se tornar ainda mais alarmante no médio e longo prazo.

Logo, para definir a pontuação do problema, você deve se perguntar: Isso tende a piorar rapidamente?

1. Não vai piorar;

2. Vai piorar em longo prazo;

3. Vai piorar em médio prazo;

4. Vai piorar em curto prazo;

5. Vai piorar rapidamente.

Como utilizar a Matriz GUT na prática

Para utilizar a Matriz GUT, o primeiro passo é fazer uma relação dos problemas enfrentados pela sua empresa. Em seguida, você deve distribuir a pontuação de 1 a 5 para cada um dos critérios explicados anteriormente: Gravidade, Urgência e Tendência. Por último, multiplique os pontos de cada problema e ordene conforme a pontuação final.

Confira o exemplo:

1. Falta 15% de receita para alcançar a meta

Gravidade 5 x Urgência 5 x Tendência 4

Total: 100

2. Defeito na máquina de produção

Gravidade 4 x Urgência 4 x Tendência 3

Total: 48

3. Baixa satisfação dos clientes nas pesquisas

Gravidade 3 x Urgência 3 x Tendência 3

Total: 27

Depois que a sequência de prioridades foi definida, é preciso determinar os responsáveis por se dedicar a elas. Nomeie uma equipe que irá criar um planejamento estratégico, colocar as ações em prática e medir os resultados. Vocês podem utilizar o método PDCA para orientar o processo.

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