O Ciclo PDCA é uma metodologia que busca facilitar a tomada de decisões e o alcance das metas. São quatro passos que devem ser praticados continuamente a fim de melhorar a qualidade dos produtos e serviços, otimizando os processos, reduzindo custos e eliminando erros. São eles: (Plan) planejar, (Do) executar, (Check) checar e (Act) agir.
Criado pelo físico e estatístico Walter A. Shewhart, o Ciclo PDCA já existe há mais de 70 anos. Inicialmente o estudioso se inspirou no cientista Francis Bacon, pensando o controle de qualidade em indústrias em três fases: especificação, produção e inspeção.
A ideia foi aprimorada em conjunto com o físico W. Edwards Deming, a partir de 1938. Foi assim que o método, também conhecido como “Ciclo de Shewhart”, se tornou o que conhecemos hoje.
Entenda o que é o Ciclo PDCA, como aplicá-lo em sua empresa e quais as vantagens em adotar esse método na Gestão de Qualidade.
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O que é o Ciclo PDCA e como aplicar?
O Ciclo PDCA se popularizou na década de 1950 e ainda é considerado uma das melhores ferramentas de gestão. Essa metodologia é testada e aprovada, sendo utilizada como ferramenta na Gestão de Qualidade. Por conta da sua eficiência, o ciclo é aplicado inclusive em pequenas e médias empresas.
Por ser um ciclo, a primeira regra desta metodologia é que ela seja aplicada de forma contínua nas empresas, gerando efeitos de médio e longo prazo. Isso significa criar um planejamento (P), colocá-lo em prática (D), verificar os resultados (C) e tornar a agir (A), a fim de corrigir aquilo que deu errado ou precisa ser melhorado.
Confira a seguir como cada uma das quatro etapas são aplicadas em uma empresa.
Planejamento (Plan)
A fase de planejamento, ou seja, a criação de um Plano de Ação é o ponto de partida deste método. É nessa etapa que os objetivos da empresa devem estar claros, pois serão traçadas estratégias visando alcançá-los.
É muito importante que as metas definidas nessa etapa sejam realistas, levando em conta os recursos que a empresa possui, possibilitando seu cumprimento. Você também deve determinar o prazo final e os responsáveis por cumprir esse objetivo.
Os objetivos podem ser alcançar algo inédito ou resolver um problema, por exemplo. Para isso, avalie: o que é preciso fazer para alcançar essa meta? O que está impedindo o cumprimento dessa meta? Se há problemas, descubra a origem e pense em como contorná-los.
Execução (Do)
A segunda etapa coloca em execução o Plano de Ação, respeitando os prazos de entrega. Para que tudo aconteça como o previsto, é necessário que os colaboradores tenham profundo conhecimento da etapa em que estão inseridos.
Treine seus colaboradores para se adaptem às mudanças e incentive a integração e a boa comunicação. Quando o planejamento é claro para toda a equipe, menores são as chances de haver desentendimentos e erros.
Verificação (Check)
Ao longo do processo, o gestor utiliza de métricas pré-estabelecidas para avaliar o desempenho da equipe em cada etapa. O acompanhamento em tempo real permite a verificação rápida de falhas no cumprimento do Plano de Ação.
Isso é feito com um trabalho de interpretação dos dados, para avaliar a causa e as consequências daquele resultado. Quando o gestor está atento ao andamento dos processos, os erros podem ser corrigidos com antecedência, impedindo que haja o comprometimento do plano traçado.
Ação (Act)
Ao final do prazo, é necessário observar o resultados, analisando aquilo que foi feito e pensando no que pode ser melhorado. É com base nos relatórios que o gestor irá tomar decisões para melhorar a qualidade do produto ou serviço.
As decisões serão colocadas no novo planejamento, recomeçando o ciclo. A intenção é que os erros que aconteceram antes não voltem a se repetir. Dessa forma, a empresa vai evoluindo em seu trabalho, padronizando seus processos. Quanto mais qualificado foi aquilo que é entregue ao mercado, maior será a satisfação do cliente.
Vantagens do ciclo PDCA para a sua empresa
O ciclo PDCA é reconhecido como uma ferramenta da Gestão de Qualidade não é à toa. Seu propósito é o planejamento do processos que envolvem a empresa, a fim de padronizar o método de trabalho, o que resulta em diversos benefícios.
Quando se faz um bom planejamento, é possível prever possíveis falhas e pensar em soluções com antecedência. O pensamento estratégico, a visão do todo, a proatividade e a capacidade de comunicação do líder permitem reduzir erros e melhorar a qualidade.
Como consequência aumenta-se o engajamento da equipe e a produtividade, reduzindo os custos de produção. Afinal, serão menos materiais, mão de obra, recursos tecnológicos e tempo desperdiçados. Quando há qualidade, menores são as chances de haver retrabalhos.
Apesar de ter sido criado inicialmente com o foco em indústrias, o método não fica necessariamente restrito a esse modelo de empresa. O ciclo PDCA pode ser aplicado em diversos setores com a ajuda de ferramentas e soluções tecnológicas que tornam a gestão mais eficiente.
Esse modelo mental é tão eficiente que também é utilizado fora do ambiente de trabalho, aplicado no dia a dia.
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