Fazer uma boa gestão empresarial implica em documentar e analisar diversos dados constantemente. Em negócios menores, anotações manuais e planilhas simples de Excel já ajudam a controlar a contabilidade e tomar decisões do dia a dia. Mas à medida que a empresa cresce, é preciso ter um Sistema Integrado de Gestão para acompanhar as demandas.
Em empresas maiores, além do aumento da carga de informações, as atividades também se acumulam e o tempo se torna muito curto. Por isso, os gestores precisam contar com ferramentas que ajudem a aumentar a organização e a produtividade, especialmente em se tratando da contabilidade.
Sua indústria precisa de um software para auxiliar na gestão, integrando diversos setores? Entenda o que é o ERP e quais as vantagens de ter um sistema como este na sua empresa.
O que é um ERP
O Enterprise Resource Planning (ERP), ou Sistema Integrado de Gestão, é uma ferramenta que ajuda a melhorar os processos internos, facilitando a comunicação entre diferentes setores. Por integrar diversos módulos, ele permite armazenar diversas informações e criar relatórios em um só lugar, auxiliando na tomada de decisões.
Dessa forma, o gestor tem não só um maior controle sobre os setores financeiro, fiscal, comercial e industrial, como também economiza tempo. Afinal, esses mesmos lançamentos e relatórios, se feitos manualmente ou em planilhas, seriam mais demorados e poderiam acontecer mais erros. Assim, ter um ERP ajuda a aumentar a produtividade e a organização interna, melhora os indicadores de fábrica, dentre outros benefícios.
Um exemplo que temos de ERP é o sistema criado pela Magistech, empresa especializada na criação de sistemas para gestão de indústrias há mais de 20 anos. Conheça a seguir as principais vantagens do ERP Magis TI, utilizado aqui na G5S.
Controle de caixa e relatórios
O ERP é um grande aliado da gestão financeira. Esse sistema não só ajuda a melhorar o controle de caixa, como também possibilita a geração de relatórios. Dessa maneira, o gestor consegue ter mais clareza sobre o cenário da empresa e desenvolver um olhar mais analítico.
A organização dos dados, permite identificar gargalos, oportunidades de ganhos e até de redução de custos. Outra vantagem é a economia de tempo, pois há menos erros e necessidade de refações.
Menos burocracia na contabilidade
O sistema ainda otimiza o tempo destinado à emissão do DRE (Demonstrativo de Resultado de Exercício) e de notas fiscais. O cálculo de tributação também é facilitado, evitando erros, faltas ou atrasos na entrega. Dessa forma, a empresa se resguarda de multas e outras penalidades impostas pelos órgãos fiscalizadores do governo.
Integração entre vendas e estoque
A ERP também torna informatizado o controle de vendas, caixa e estoque. À medida que são criadas as contas a receber do cliente, o sistema dá baixa no estoque e a entrada no caixa acontece após o recebimento, tudo de forma integrada. Esse processo, feito de forma manual, poderia gerar erros de contagem e até prejuízos.
Otimização dos processos de produção
Esse sistema impacta ainda os processos de produção, automatizando a rotina das indústrias. Com um melhor fluxo de dados, é possível encontrar gargalos, reduzir erros operacionais, antever e solucionar problemas.
Auxílio na tomada de decisão
Com informações de diversos setores integrados e a geração regular de relatórios, o gestor tem mais confiança ao tomar as decisões. O cruzamento de dados também ajuda a criar insights e projetar os números com mais precisão.
Alguns indicadores que podem ser facilmente acessados e comparados são: vendas, estoque, custos e despesas, margem de lucro, ticket médio, dentre outros.
Segurança de dados
A substituição dos papéis por um software de informação permite não só economizar espaço de armazenamento, como também garante mais segurança para os dados. Há diversas tecnologias envolvidas que previnem a perda de informações.
Além disso, com os dados no sistema, a organização se torna mais prática e as informações podem ser encontradas com mais facilidade, reduzindo o tempo de busca.
Como implantar um ERP na minha empresa
Antes de implantar um Sistema Integrado de Gestão, é preciso identificar onde estão os gargalos da gestão, para isso mapeie seus processos. Fazendo essa ação você conseguirá entender como funcionam os processos internos e assim poderá alinhá-los das rotinas existentes no Software ERP. A partir daí, é possível identificar quais são as necessidades de melhorias e de que forma o software poderá ajudar a preencher essas lacunas.
Em seguida, faça o planejamento da implantação. Para isso monte um plano de ação que seja adequado, pensando na ordem das implantações dos módulos e prazos a serem seguidos. É importante se atentar ao fato de que as pessoas da equipe precisam de tempo para absorver os conhecimentos, então não adianta querer fazer tudo de uma só vez!
Para que a sua implantação aconteça da melhor forma possível, selecione alguém de dentro da organização para auxiliar no dia a dia da implantação, ele será o Facilitador do Projeto. Na hora da escolha, opte por uma pessoa que tenha conhecimento sobre os processos internos e também facilidade com gerenciamento e software.
Com a instalação desse novo sistema, é preciso haver uma mudança de mentalidade e cultura na empresa. A equipe precisa aprender a lidar com essa nova tecnologia e criar o hábito de alimentar o sistema. Isso pode ser mais difícil para profissionais que estavam acostumados a lidar com planilhas mais simples. Mas com o tempo, os resultados sobre a rotina de trabalho serão notáveis. Para isso envolva a sua equipe, demonstre para a mesma a importância do projeto e de cada uma delas para a garantia dos resultados.
E claro, treine a sua equipe. Dê todo o suporte necessário à mesma e sempre verifique se as rotinas foram bem implantadas. Não economize nesta etapa!
A implantação de ERP é uma das soluções do Grupo G5S como forma de melhorar os resultados da sua empresa. Quer conhecer mais? Entre em contato e converse com um dos nossos consultores.
