O fluxo de caixa é uma das principais ferramentas de uma gestão financeira eficiente. Um gestor que não conhece os números da sua empresa, certamente irá tomar decisões ruins e prejudicar o seu negócio.
Por exemplo, se você acredita que as vendas estão indo bem porque o estoque está diminuindo, mas não conhece os custos envolvidos, nesse caso, você pode se surpreender ao fim do mês. Na hora de pagar as contas, você pode ver que faltou dinheiro em caixa porque as vendas não cobriram os custos. Ou, você pode se comprometer com algum investimento e acabar se endividando, sem projetar as vendas para saber como pagar.
Quando fazemos um acompanhamento do fluxo de caixa, criamos consciência da saúde financeira da nossa empresa e somos capazes de identificar problemas e oportunidades. Se um problema é diagnosticado cedo, é possível solucioná-lo antes que se torne algo grave ou irreversível.
Por outro lado, identificar uma oportunidade com antecedência, pode levar a sua empresa a se destacar no mercado e gerar mais vendas. Por exemplo, se você conhece sua demanda, receita e despesas, você será capaz de se preparar para épocas de grande venda, como feriados de fim de ano e Black Friday.
Mas sem conhecer suas contas, você pode decidir estocar um produto que não tem saída, ou dar um desconto que prejudica a margem de lucro, por exemplo. Ou seja, gera um problema. E isso acontece porque registrar e saber analisar o fluxo de caixa influencia muito na sua tomada de decisão, ou seja, no seu planejamento rumo ao sucesso.
Se você não faz o fluxo de caixa da sua empresa ou não está satisfeito com os resultados, saiba que a base de tudo são: organização e disciplina. Você precisa ser rigoroso com você mesmo e a sua equipe para que nenhum dado seja deixado de fora, arriscando comprometer o seu negócio.
A seguir, vamos te explicar como fazer o fluxo de caixa e como projetá-lo para os próximos meses.
Como fazer o fluxo de caixa?
Registrar o fluxo de caixa é um exercício que deve ser feito diariamente. Uma microempresa que gera pouca receita pode até usar um simples caderno e uma calculadora para fazer esse controle. Mas quando a empresa tem muitas vendas e despesas, é preciso encontrar ferramentas que melhorem a sua organização e otimizem o seu tempo.
Afinal, a expressão “tempo é dinheiro” é verdadeira. Por que você vai gastar tempo fazendo algo mais difícil ou algo que você não sabe fazer, quando poderia usar seu tempo para gerar mais lucro?
É por isso que empresas pequenas recorrem a planilhas automatizadas, e empresas médias e grandes já precisam utilizar sistemas mais completos de informação. E quando os gestores não têm domínio sobre os conhecimentos de finanças ou não dão conta do trabalho, é importante contar com a ajuda de uma consultoria.
Depois que você escolher a sua ferramenta, é preciso lançar todas as saídas e entradas que ocorreram em cada dia do mês.
Lançamento das saídas
Com saídas nos referimos às despesas fixas e variáveis que fazem com que a empresa funcione, o produto seja fabricado ou o serviço seja entregue ao cliente.
Por exemplo: o aluguel de uma sala, o salário dos funcionários, plano de telefone e internet, determinados impostos são custos fixos, ou seja, eles não mudam e você precisa pagá-los todo mês sem falta.
Já as despesas variáveis são contas de luz, água, insumos para a produção, e outros, são gastos que variam conforme o uso e a quantidade produzida.
Saiba como reduzir os custos de produção da sua indústria.
Lançamento das entradas
Já as entradas são tudo aquilo que a empresa recebeu de retorno, seja pela venda dos produtos ou serviços, seja pelo rendimento de algum investimento que está no nome da empresa. Não deixe de inserir também a data da venda, dados do cliente e a forma de pagamento, pois talvez você deva contar com esta entrada no fluxo de caixa só no mês seguinte, ou você terá que pagar juros do parcelamento de crédito.
Obtenção do lucro
Por fim, quando subtraímos as entradas pelas saídas, encontramos o lucro (ou a falta dele). É natural que as empresas iniciantes demorem a ver o lucro e apenas façam investimento, paguem despesas e o pró-labore dos sócios nos primeiros meses e anos. Até mesmo os endividamentos bem feitos são importantes para alavancar o negócio. Mas sem o fluxo de caixa, é impossível fazer o planejamento e entender se de fato o negócio está indo bem.
Análise dos dados
Depois de reconhecer as entradas, saídas e lucros, é hora de analisar esses dados periodicamente para acompanhar os resultados das metas. Neste outro post, explicamos mais sobre a importância e a criação de metas na sua empresa.
Se você tem o objetivo de vender R$100 mil neste mês, ao realizar o acompanhamento diário e semanal das vendas, você saberá se está no caminho certo para bater a meta. Caso não esteja, é com base nesses dados que você irá criar estratégias de marketing para divulgar seu produto e potencializar os resultados.
Por outro lado, se você observa que os custos estão muito elevados, prejudicando a margem de lucro, é através dessas informações que você deverá procurar oportunidades de corte para melhoria dos resultados. Muitas empresas não percebem que há perdas e desperdícios, ou que seu modelo de trabalho colabora para a baixa produtividade. Os dados têm muito a dizer sobre o que pode melhorar na sua empresa.
Para fazer planejamentos e gerar resultados ainda melhores, você pode utilizar o método PDCA: Planejar, Executar, Checar e Agir. Explicamos sobre ele neste outro post.
Como projetar o fluxo de caixa
A projeção do fluxo de caixa nada mais é do que uma previsão segura de como será a sua receita nos próximos meses. Essa estimativa é feita com base em dados concretos que auxiliam o gestor a tomar decisões mais conscientes.
Um dos grandes benefícios da projeção de fluxo de caixa é saber qual a sua necessidade de capital de giro. Entenda que antes das vendas acontecerem, é preciso fazer o estoque do produto, o que envolve uma série de custos.
Portanto, é importante você saber quando a renda começará a entrar e se preparar de acordo. Se você só começar a ver o lucro a partir do dia 20 do mês, o seu capital de giro precisa ser capaz de arcar com as despesas que ocorrerão antes dessa data.
Projeção das saídas
Para fazer a projeção dos números, usamos como base os dados passados, a começar pelas saídas. Ao alimentar o fluxo de caixa, você já conhece as suas despesas fixas. Elas serão as primeiras a serem lançadas na projeção, pois são gastos certos.
Vale incluir também o pagamento de dívidas com juros, seja ele de empréstimo ou de compras feitas a prazo. Já as despesas variáveis podem ser previstas utilizando a média dos últimos três meses.
Projeção das entradas
Em seguida, faça o lançamento das entradas. As vendas que foram feitas no cartão de crédito ou a prazo, você deve lançá-las na data em que cai o pagamento, já contando os juros. Outras vendas, que acontecem por meio de contrato, também já podem ser lançadas, visto que há uma garantia da sua ocorrência.
Muitas empresas, ainda que sem contrato, também podem contar com a fidelidade de alguns clientes. É o caso, por exemplo, de indústrias de alimentos que fornecem mensalmente a um mesmo supermercado. Se a venda é constante, provavelmente já existe uma média de vendas que você pode esperar para os próximos meses.
Análise dos dados
A partir desses dados, você poderá enxergar o tamanho do sucesso da empresa a curto e longo prazo. O mais importante é analisar os dados para identificar oportunidades e gargalos a fim de tomar as melhores decisões no curto tempo.
Se você observar que lá na frente, o número de vendas previstas está diminuindo, é preciso pensar em soluções para aumentar esse número. O mesmo vale para a redução de custos fixos e variáveis a curto, médio e longo prazo. Já se a sua margem de lucro é satisfatória a longo prazo, você pode planejar investimentos que vão desenvolver ainda mais o seu negócio.
Também é interessante comparar esta projeção com os dados reais, a cada mês, trimestre, semestre ou ano. Assim você consegue medir se as decisões tomadas no passado de fato tiveram efeito positivo no seu negócio.
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