Por João Victor Ribeiro, Consultor em Gestão para Resultados.
Todos nós temos objetivos, que podem ser desde comprar um carro, construir uma casa ou até mesmo fazer aquela graduação que você sempre desejou. Nas empresas não é diferente, todo gestor quer aumentar a produtividade, diminuir os custos, aumentar as vendas ou se diferenciar lançando um novo produto que abale as estruturas do mercado.
Porém, o grande problema que nos deparamos quando pensamos nesses objetivos é que eles são tão amplos e tão genéricos que muitas vezes ficamos paralisados, sem saber como agir para os alcançar. Podemos até fazer algumas ações, mas com o passar do tempo vemos que elas são insuficientes, perdemos o foco e retornamos à estaca zero.
Neste post, você vai aprender como usar a estratificação para solucionar problemas e atingir as metas da sua empresa.
Ao tentar avançar, você volta à estaca zero?
Por exemplo, seu objetivo pode ser construir uma casa. Você analisa os seus gastos e vê que os custos fixos são muito altos. O aluguel está te apertando, o preço da comida só aumenta, você gasta demais com vestuário. Nesse momento você pensa: Tudo bem, irei me mudar para um apartamento menor, passarei a cozinhar meu almoço ao invés de pedir um delivery, e avaliarei as roupas que eu já tenho antes de comprar uma nova.
Parece um ótimo plano. Você sai de casa animado para colocar suas ações em prática. Vai na imobiliária, percebe que não tem apartamentos mais baratos que sejam atraentes para você. O custo da mudança, com reformas e pintura no seu apartamento também te desanima.
Você percebe que o melhor é se manter onde está. Você passa a cozinhar em casa, mas o preço da comida está subindo mesmo nos mercados. Quanto ao vestuário, você para de comprar muitos itens.
Passam-se meses. A rotina de cozinhar em casa está te dando muito trabalho, você volta a pedir comida frequentemente. Ainda não surgiram bons apartamentos para você mudar. A economia com vestuário não foi muito impactante. Você percebe seu sonho cada vez mais longe e desanima das economias, volta pra mesma vida de antes. Retornamos à estaca zero.
Nas empresas não é diferente. O diretor pode querer aumentar o faturamento, para isso negocia um contrato de vendas numa grande rede ou aumenta as vendas para o varejo. Passam-se meses e o resultado não vem.
Mas o que aconteceu?
Aprenda a identificar o problema
Quando essas situações citadas acontecem, falta uma análise mais aprofundada sobre o que está ocorrendo, ou sobre os efeitos secundários de cada ação.
No primeiro caso faltou uma análise de quanto se economizaria por mês tomando aquelas atitudes, qual seria o ganho real. Caso fosse muito baixo a estratégia ideal poderia não ser diminuir os gastos, mas aumentar os ganhos. Usar o tempo livre para conseguir alguma fonte de renda, tentar investir o dinheiro que estava parado, se capacitar, talvez pedir uma promoção ou mudar de emprego.
No caso da empresa existem muitos fatores atrelados às vendas, o custo de desconto de contrato é um exemplo. Aqui no Grupo G5S temos clientes que pagam altas taxas de desconto de contrato tornando a venda em grandes redes quase inviável. Por outro lado, a logística tem que ser analisada. Quais são os custos logísticos envolvidos na venda para o varejo? Temos equipe comercial suficiente para atender a todos os clientes? Como fidelizar o cliente?
É por isso que precisamos de um método estruturado para a solução de problemas! Mas como eu me organizo para descobrir onde atuar?
Uma das melhores dicas é: Estude o problema a fundo, estratifique as causas. Gaste tempo no planejamento. Entenda todas as consequências das suas tomadas de decisão e aja com disciplina.
Você quer aumentar a lucratividade da sua empresa. Mas onde está o seu problema? Algumas fontes comuns de ineficiência são:
- Vendas baixas;
- Mix de produto pouco atrativo;
- Problemas de qualidade no produto;
- Produtividade baixa;
- Alto custo fixo;
- Problemas comerciais.
Descoberta a fonte temos que focar nela. Por exemplo: seu problema é comercial. Aonde no comercial está a fonte de prejuízo? As comissões distribuídas estão acima do mercado? Os clientes estão reclamando da falta de proximidade e parando de comprar? A devolução está alta?
Determinada qual a fonte específica podemos focar ainda mais no nosso trabalho. A devolução está alta, mas quais vendedores, clientes, produtos e datas representam o maior problema. Pelo princípio de Pareto (ou 80-20) sabemos que poucos problemas causam muito impacto, enquanto muitos problemas causam pouco impacto, dessa forma separamos o problema pela maior quantidade de fatores que podemos imaginar para que consigamos descobrir onde agir.
Exemplo: Temos um problema de alta devolução. Por onde começar a agir? Pegamos um relatório de devoluções e percebemos que temos os dados: Clientes, vendedores e produtos por devolução. Vamos estratificar as devoluções! Traçando gráficos para essas análises teríamos:
Observando esses gráficos se torna claro que as devoluções estão concentradas na manteiga. Resolver a situação dela já resolve 50% do problema. Dessa forma a gente separa de novo o nosso problema para conseguirmos ser mais focados ainda. Agora olhando somente a devolução de manteiga:
Analisando essa segunda rodada, vemos que resolver o problema dos vendedores Ana e José tem grande impacto na situação. E são só dois! Conseguimos ligar pra eles e descobrir o que está acontecendo. Podemos traçar um plano nesse ponto e já ir atuando. Mas temos mais informações, nada de preguiça! Vamos ver se os clientes ainda podem nos ajudar a guiar a resolução desse problema:
Os clientes Supermercados João e ABC Varejista juntos representam 66% das devoluções estudadas. Resolver com os dois, envolvendo apenas 2 vendedores e somente manteiga, já diminuem nossa devolução em 11 mil reais! Já estamos no nível máximo de estratificação e temos nosso problema bem delimitado.
É a hora de agir! Agora o próximo passo é conversar com a Ana, o José, ligar para os supermercados e criar um plano de ação para resolver o problema de devolução da manteiga.
Conclusão
Estratificando um problema conseguimos um alto nível de foco. Um problema complexo se torna algo pontual. Assim temos muito mais informações para a tomada de decisão.
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