Para que um produto seja fabricado, é preciso uma série de processos industriais que irão transformar a matéria-prima, agregando mais valor a ela. Porém, é preciso lembrar que as indústrias lidam com muitas pessoas e maquinários desempenhando as mesmas ou diferentes funções. Por isso, sem uma organização eficiente uma padronização, as indústrias não conseguirão atingir os melhores resultados.
É por isso que utilizamos o Mapeamento de Processos, uma ferramenta capaz de representar o fluxo de etapas do processo de forma simples e clara. Com esse método, a empresa consegue identificar e entender problemas que passam despercebidos no dia a dia e podem buscar soluções para otimizar a produção em cada setor.
Com processos otimizados, a indústria consegue garantir mais qualidade e padronização para os seus produtos e até a redução de custos. Como consequência, ela também pode se tornar mais competitiva no mercado. Isso porque a função de cada profissional e a importância de cada etapa se torna mais clara, assim como a maneira como as tarefas devem ser executadas.
Quer gerar mais resultados para a sua indústria? Entenda a seguir como realizar o mapeamento de processos em 8 passos.
Para que serve o mapeamento de processos
Quando mapeamos os processos da indústria, criamos uma sequência lógica de tarefas. Ou seja, descrevemos cada etapa do fluxo de produção, desde o recebimento dos insumos pelo fornecedor, passando pelas etapas de transformação, até a entrega aos clientes e consumidores.
Para isso, é preciso compreender como os processos funcionam e documentá-los, definindo padrões que devem ser seguidos rigorosamente. Para que os padrões sejam respeitados, é necessário treinar sua equipe para que entendam qual é a função de cada agente e como devem ser cumpridas cada tarefa.
Durante a documentação ou no decorrer do trabalho, você pode observar certos gargalos. Por exemplo: que os custos em determinada etapa estão elevados, afetando o preço final do produto e prejudicando a competitividade. Ou que a produtividade está baixa, impedindo o crescimento da produção ou até gerando atrasos.
Nesse caso, é preciso conversar com a equipe e analisar os dados para encontrar as causas dos problemas. Em seguida, você deve buscar soluções, testar a ideia e avaliar os resultados. Caso o retorno não seja satisfatório, repita o processo até encontrar uma boa saída. Isso pode ser feito aplicando o método PDCA.
Aprenda a seguir como fazer o mapeamento.
8 passos para realizar o mapeamento de processos industriais
1. Defina quais processos serão mapeados
Mapear todos os processos que acontecem na empresa tomará muito tempo, por isso, é necessário definir quais são as prioridades. Se você já observa que existem gargalos em determinado setor, ou se ele precisa de mais atenção para garantir a qualidade do produto, você pode focar neste e depois escolher outro.
Tenha em mente também qual é o objetivo deste mapeamento. Existem três opções:
- realizar um mapeamento descritivo para facilitar o entendimento do processo;
- realizar um mapeamento analítico, que envolve um olhar crítico em busca de pontos de melhoria; ou
- realizar um mapeamento executável, que detalha e busca padronizar todas as tarefas.
2. Defina os responsáveis pelo processo
Tudo que acontece em uma empresa é feito por pessoas e cada um deles tem sua função. Quando essas funções são bem definidas, os profissionais têm mais clareza sobre suas obrigações.
Portanto, defina quem será o responsável por coordenar o processo, ser informado sobre problemas e autorizar as mudanças. Determine também quais setores serão os responsáveis por desempenhar cada etapa do processo. Treine a equipe para que cada um entenda a importância da sua função e saiba executá-la da melhor maneira.
3. Ouça os envolvidos
Ninguém melhor do que as pessoas envolvidas no processo para descrever como ele acontece. Por isso, realize entrevistas e questionários com os supervisores e funcionários para detalhar o passo a passo de cada etapa.
Durante o levantamento das informações, também é importante questionar sobre quais métodos são eficientes e quais estão gerando atrasos, perdas e desperdícios. É dessa forma que você consegue identificar o que precisa ser melhorado e o que deve ser mantido como está.
4. Defina os riscos do processo
Se existe algo que possa impedir o bom funcionamento do processo, você também precisa considerar esses fatores. Seja a falta de um funcionário, a quebra de uma máquina ou a falta de energia e insumos, por exemplo.
Depois de identificar os riscos, é preciso pensar em maneiras de contorná-los. Em seguida, documente e deixe claro para a equipe o que deve ser feito para evitar que isso aconteça ou para resolver o problema.
Por exemplo, para evitar a falta de um maquinário, a empresa pode realizar manutenções periódicas e ter um equipamento de reserva. A gestão de estoque irá prevenir a falta de insumos. Já a instalação de transformadores poderá segurar a energia por x horas de produção, quando houver queda de luz.
5. Defina custos e recursos
Para que o processo aconteça, é necessária uma série de recursos. Além de matéria-prima, você também deve considerar a mão de obra humana, as tecnologias envolvidas, os equipamentos e a estrutura.
Ao detalhar quais recursos são necessários para cada etapa, você pode calcular também os custos dessa operação. Isso é muito importante para medir se essas despesas de fato valem a pena ou se estão trazendo prejuízos para a empresa.
6. Identifique gargalos
Os gargalos podem estar em diferentes etapas do processo. Pode ser que pela falta de entendimento sobre a própria função, um grupo de funcionários esteja com dúvidas no que deve ser feito e isso está demandando mais tempo de trabalho e recursos. Ou falta tecnologia e maquinários mais eficientes para tornar os processos otimizados.
Quer mais um exemplo? Se a sua indústria tem um gasto elevado de água durante a produção, pode estar havendo desperdício, falta de manutenção nos equipamentos, ou a técnica utilizada é pouco eficiente. Ao identificar pontos que fazem a sua empresa perder dinheiro, é possível estudar as causas e buscar soluções com a ajuda de especialistas.
7. Padronize o processo
Se profissionais que possuem a mesma função realizarem as tarefas de maneira diferente, tanto a organização quanto a produtividade e a qualidade do produto podem ser prejudicadas. Dessa maneira, também fica difícil medir os resultados, pois não haverá uma unidade de trabalho. E lembre-se que entregar produtos padronizados irá garantir a satisfação dos seus clientes.
Para evitar isso, é preciso documentar os padrões com que as etapas devem ser cumpridas. Assim, a equipe pode se orientar sobre o próprio trabalho e um supervisor poderá garantir que tudo seja cumprido conforme o que foi estipulado. Isso é especialmente importante quando a empresa precisa seguir normas técnicas para garantir a qualidade do produto e a autorização de funcionamento da indústria.
Portanto, nesse momento, você deve desenhar o fluxograma, deixando claro onde se inicia o processo (entrada / input), por quais etapas de transformação a matéria-prima passa, e onde o processo termina (saída / output). Inclua também quem são os responsáveis, quais métodos e recursos são utilizados e o custo de cada etapa. Além do mapa do processo, é importante ser criado o Procedimento Operacional Padrão (POP) com a descrição completa de cada uma das etapas que foram colocadas.
Além disso, caso ao longo do processo tenha alguma atividade crítica, que seja de difícil execução ou que tenha um nível de importância alto a ponto de influenciar muito na entrega a ser realizada, é interessante que seja elaborado uma Instrução de Trabalho (IT) com um detalhamento maior do passo a passo a ser realizado. Na IT pode ser necessário a utilização de imagens a fim de facilitar o entendimento do operador.
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8. Meça o desempenho
Depois que os processos foram mapeados, é preciso definir de que maneira você irá medir esses resultados. Determine as metas, estabeleça métricas e prazos, e documente os resultados em planilhas e gráficos.
Lembre-se para cada processo criado é necessário a definição de pelo menos um indicador de desempenho (KPI) que meça se o produto entregue está dentro do padrão esperado através da realização do processo.
Assim, você consegue saber se os processos estão evoluindo, o que precisa melhorar e o que deve ser mantido. É interessante sempre comparar com os meses anteriores para observar esse movimento.
Checklist para mapeamento de processos
- Definir o objetivo do mapeamento
- Definir o responsável por monitorar o processo
- Definir os participantes e suas respectivas funções
- Definir as entradas (inputs)
- Listar cronologicamente as atividades
- Definir as saídas (outputs)
- Listar os recursos financeiros, humanos e materiais utilizados
- Determinar os custos envolvidos e os lucros
- Identificar as dificuldades e riscos associados ao processo
- Identificar e apontar soluções para os gargalos
- Definir os resultados esperados com o processo
- Definir métricas e prazos
- Medir os resultados
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