Por João Victor Ribeiro, Consultor em Gestão para Resultados
Todo gestor inicia um negócio com o objetivo de gerar valor para a sociedade. Isso se aplica tanto para ações sociais, cooperativas ou empresas, tendo cada um dos tipos de organização a sua particularidade. Muitas vezes, porém, os gestores se deparam com insuficiências nas suas operações e sentem que poderiam estar produzindo mais.
Nesse artigo, vamos te ajudar a encontrar oportunidades de melhorias para a sua empresa.
Como descobrir os pontos de melhoria?
Os gestores possuem várias fontes para entender as falhas do seu negócio sendo as mais comuns: reclamações de clientes, devoluções de produtos, dificuldade de comercialização quando comparado com concorrentes, baixa produtividade e baixa geração de receita.
Todas essas fontes de informação são de suma importância, porém sem uma base de comparação se torna difícil entender onde podemos melhorar. Por exemplo: Um nível de devolução de 5% é aceitável? Sem uma base histórica, entendimento do setor, do produto e do cliente não é possível afirmar.
O Grupo G5S tem clientes com alta lucratividade com nível de devolução em alguns produtos na ordem de 0,9%. Já para outros casos esse nível significa uma perda considerável no faturamento, ocasionando numa baixa lucratividade.
Dessa forma é importante que se tenha uma base histórica, conhecimento do setor e visão de onde se quer chegar. Deve-se nesse ponto determinar o que é relevante para a empresa e traçar os indicadores de resultado.
Retomando o exemplo anterior, se a devolução é um problema relevante para a empresa, ela deve ser medida. Em seguia, ações devem ser tomadas para diminuir esse índice. Caso não seja possível, podemos focar em questões mais generalistas, como faturamento, margem de contribuição por produtos e lucro líquido.
Colete dados para a base histórica
É relevante destacar nesse ponto que as informações coletadas para a base histórica devem ser confiáveis. Assim cabem os questionamentos:
- Como estão os sistemas de coleta de dados?
- Existe pessoal treinado para apurar os dados?
- Como é apresentado o desempenho?
- O pessoal consegue separar tempo para análise dos dados e transformação deles em informação?
- A estratégia da empresa está definida?
Caso a empresa não tenha dados históricos o conhecimento do setor é um ótimo guia para entender como está o desempenho. Existem bases de dados públicas sobre produtividade e lucratividade em vários segmentos (no setor de laticínios usamos bastante a Milk Point).
Com esses dados em mãos e o entendimento da nossa empresa (capacidade produtiva, quantidade e qualificação dos colaboradores, setor e posicionamento) podemos traçar metas para cada um dos fatores relevantes para a empresa e monitorar o que está acontecendo com eles ao passar do tempo. Caso o indicador não atinja a meta, BINGO, descobrimos os pontos de melhoria!
A postagem podia acabar aqui, mas vou te entregar mais valor. Continuando o assunto…
Cuidado com os indicadores
É importantíssimo que esses indicadores não sejam apenas números em uma planilha bonita, mas sim que eles reflitam o dia-a-dia da empresa. Se o indicador estiver desviado da meta, devemos refletir o que isso significa para a organização. Da mesma forma, se ele está em um nível adequado, avalie o que deve ser executado para manter ou melhorar esse desempenho.
Aqui no Grupo G5S temos, por exemplo, o indicador de porcentagem de tempo que o consultor está alocado em projetos. Logo, se esse indicador está baixo existe ociosidade no setor e são traçados projetos de melhoria internos. Também aumentamos o foco nas vendas para conseguirmos novos projetos.
Já se o indicador está muito alto, é estudada a necessidade de contratação e treinamento de nova mão de obra.
Como descobrir as oportunidades de melhoria
Para descobrir pontos de ação comparamos o que está sendo feito com o que poderia ser executado. Chamamos essa fonte de comparação de Benchmarking. Esse valor pode ser tanto interno quanto externo.
Benchmarking interno
Caso seja interno, pegamos os dados do indicador e vemos o melhor patamar alcançado e comparamos com a atual, nos perguntando: Como aquele valor foi atingido? É possível chegarmos a esse patamar novamente?
Essa diferença entre valores é chamada de lacuna de oportunidade. Em muitos casos é uma estratégia muito ousada preencher toda lacuna de uma só vez, então criamos um plano para chegar mais próximo dela. Na maioria das vezes, chegar 50% mais próximo do que fazemos atualmente já é um bom começo.
Benchmarking externo
Um benchmarking externo pode ser coletado junto ao banco de dados, em parceria com outras empresas do mesmo setor, com a ajuda de uma consultoria ou fazendo parcerias com empresas de segmentos que não sejam concorrentes.
Esse último caso é mais relevante para indicadores que não sejam ligados ao setor em si, como absenteísmo, por exemplo. Às vezes é bem difícil conseguir essa visão, mas é possível sim! Tenha coragem que dá certo!
No caso externo, definir a possibilidade de melhoria é ainda mais difícil. No caso interno sabemos que em alguma ocasião, mesmo que por sorte, a empresa conseguiu atingir aquele patamar, mas no caso externo não temos garantias.
Dessa forma é altamente recomendado que seja feita uma reunião interdisciplinar com vários setores para se chegar em um consenso de qual é o valor mais adequado para a lacuna de oportunidade. Envolva responsáveis pela produção, administrativo, financeiro, comercial e de qualidade.
Agora você já sabe o básico sobre como identificar oportunidades de melhoria, mas ainda precisamos falar sobre como resolver esses problemas. Entenda como o processo correto de criação de metas pode trazer mais resultados para a sua empresa.
